Pillole di progettazione: la sala riunioni

Pillole di progettazione: la sala riunioni

I dipendenti di oggi trascorrono in media il 37% del loro tempo seduti in riunioni. Per questo motivo progettare sale riunioni che soddisfino le loro esigenze sia in modo creativo che pratico è un passo fondamentale in una strategia aziendale di successo. Si può dire che in uffici moderni allestire una sala conferenze con nient’altro che un grande tavolo, sedie scomode e pareti bianche sia l’equivalente di consegnare a un nuovo impiegato una matita  e un quadernino a spirale nel suo primo giorno di lavoro invece di password per laptop e Wi-Fi.

STEP 1: comprendere le esigenze dei dipendenti

La prima regola empirica sul design efficace della sala riunioni suggerisce che una stanza sola non sia adatta a tutti.

L’aumento del tempo trascorso negli incontri è correlato all’aumento del tipo di riunioni che si verificano regolarmente negli uffici. Dalle sessioni di brainstorming collaborativo con un singolo team alle grandi riunioni strategiche, dalle chiamate telefoniche individuali alle sessioni di videoconferenza, ogni tipo di riunione richiede uno spazio differente.

Per gestire le variegate esigenze del tuo spazio di lavoro, ti suggeriamo di mettere a disposizione dei dipendenti quattro tipi di spazi per le riunioni:

1) Focus room per chiamate telefoniche informali, one-on-one e conference call

2) Sale per incontri informativi e sessioni di brainstorming per gruppi meno numerosi

3) Piccole sale riunioni per riunioni interne ufficiali

4) Grandi sale conferenze per riunioni più grandi, più spesso con clienti o visitatori esterni.

Ogni stanza ha il suo scopo e deve essere riservata di conseguenza.

STEP 2: prendere in considerazione il layout della stanza e le attrezzature

Nel progettare le sale riunioni il colore è un elemento spesso trascurato. Psicologi ed esperti di business concordano sul fatto che il colore di una stanza abbia un impatto diretto sugli stati d’animo e sui livelli di produttività di coloro che ne fanno parte.

Colori blandi come bianchi, grigi e beige inducono sentimenti di tristezza e depressione nei lavoratori che di solito sono bloccati tutto il giorno con luci fluorescenti

Colori tenui, come sfumature di blu e verde, promuovono la produttività, la concentrazione e il relax. Queste tavolozze che si trovano maggiormente in natura promuovono un senso generale di benessere.

Si dice che i gialli allegri, considerati sfumature di ottimismo, inneschino creatività e innovazione. Questa è un’ottima scelta per i creativi nel tuo ufficio. È stato dimostrato che altri colori vivaci, come le tonalità del rosso, aumentano la frequenza cardiaca e invocano la passione. Questa è una buona scelta che, usata con parsimonia, può attirare l’attenzione su punti importanti dell’ufficio.

Una volta selezionato un colore si passa ai mobili. Fondamentale è selezionare pezzi che siano sufficientemente comodi per lunghi periodi di seduta come riunioni e trattative importanti ma allo stesso tempo versatili per differente esigenze.

Con questi due passaggi in mente, puoi trasformare completamente la cultura della tua riunione d’ufficio.

Un processo migliorato e spazi più creativi si ripagheranno in dividendi con una cultura generale di incontri migliorata.


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